Projekt – das Unbekannte
Nach allgemeinen Definitionen zeichnet sich ein Projekt u.a. durch seine Einmaligkeit und Terminierung aus. Wie aber kann etwas Neues und Unbekanntes geplant werden? Die erforderlichen zeitlichen, materiellen, finanziellen und personellen Aufwände, um das Projektziel zu erreichen, sind unbekannt. Eben diese (unbekannten) Informationen werden benötigt, um ein Projekt zu kalkulieren. Was tun? – Die Antwort lautet: Schätzen.
Viele Menschen empfinden ein Unwohlsein bei der Vorstellung keine verlässlichen Informationen zu haben und daher schätzen zu müssen. Duden online versteht unter Schätzen, etwas ohne exakte Messung auf Basis der Erfahrung zu bestimmen.
Meines Erachtens ist schätzen lernbar wie viele andere Dinge im Leben. Wir müssen uns nur trauen und durch einen falsch verstandenen Perfektionismus die Messlatte nicht zu hoch hängen.
In meinen Seminaren empfehle ich immer, zu üben, die Zeit zu schätzen. Wissen Sie, wie lange Sie brauchen, um morgens Kaffee zu kochen? Fangen Sie beim Schätzen von Zeiten mit kleinen, kontrollierten Aufgaben wie Kaffeekochen an. Erweitern Sie dann die Komplexität der Aufgaben schrittweise. Die Zeit für den Einkauf von Lebensmitteln ist schon schwieriger im Vorfeld zu bestimmen. Es sind mehrere Unbekannte zu berücksichtigen, wie die Kassenschlange oder die Ampelschaltung auf dem Weg zum Supermarkt. Auf diese Weise üben Sie die zeitliche Schätzung von Aufgaben. Diese Fähigkeit benötigen Sie bei der Projektkalkulation.
Erde an Projekt
In seinem Lehrbuch „Projektmanagement für Ingenieure“ erklärt Walter Jakoby (2013, S.150f.) das Prinzip des Schätzens an Hand der Frage nach der Landfläche der Erde. Wissen Sie wie groß die Landfläche ist? Wenn Sie nicht nachschlagen, wie groß die Fläche ist, können Sie nur schätzen. Sie können dabei aus verfügbaren Kenntnissen die Antwort ableiten. Walter Jakoby zeigt auf, wie Sie sich über bekannte Zusammenhänge (Enternungen zwischen Orten, Fläche von Deutschland) dem Unbekannten (Landfläche der Erde) nähern können.
Übertragen auf ein Projekt bedeutet es: Suchen Sie eine bekannte Größe und schließen Sie von dieser Größe auf das Unbekannte. Aber was ist in einem Projekt bekannt?
Zerlege und verstehe
Ein Mittel um das Bekannte zu identifizieren, ist der Projektstrukturplan. Mit Hilfe des Projektstrukturplans lässt sich das Projekt sozusagen durchdringen und in Teile zerlegen. Anhand des Projektstrukturplans können Sie die Struktur des Projektes erstellen und das Projekt in Arbeitspakete aufteilen. Auf diese Weise wird aus einem großen, unübersichtlichen Projektvorhaben mehrere kleine, überschaubare Einheiten. Die Einheiten sind für sich getrennt planbar, realisierbar und steuerbar. Dabei müssen Sie darauf achten, alle Aufgaben vollständig zu ermitteln und sachlogisch zu gliedern. Arbeiten, die funktionell und zeitlich sehr eng zusammengehören, bilden ein Arbeitspaket. Wenn Sie sich die Arbeitspakete ansehen, stellen Sie wahrscheinlich fest, dass Ihnen einige Tätigkeiten bekannt vielleicht sogar vertraut sind.
Spielend zum Erfolg
Für jedes Arbeitspaket muss nun der Aufwand geschätzt werden. In agilen Umgebungen hat sich der Aufwandspoker für die Aufwandsschätzung bewährt. Es ist zu empfehlen, diesen Schritt der Projektplanung mit dem Projektteam gemeinsam durchzuführen. Auf diese Weise erhalten Sie verlässlichere Angaben und Sie motivieren das Team gleichzeitig. Außerdem macht es so mehr Spaß. Alle Team-Mitglieder schätzen den Aufwand für ein Arbeitspaket mithilfe von Pokerkarten, denen bestimmte Werte zugeordnet sind. Die Mitglieder mit der niedrigsten und höchsten Schätzung erläutern den anderen ihre Entscheidungen. Anschließend wird dieser Vorgang wiederholt, bis es zu einem Konsens kommt und eine realistische, fundierte Aufwandsschätzung vorliegt. Welche Werten den Pokerkarten zugeordnet werden, ist unterschiedlich. Ein Pokerkartenset kann z. B. aus 13 Karten mit den Werten: 0, 1/2, 1, 2, 3, 5, 8, 20, 40, 100 sowie ∞ bestehen. Die Abfolge der Werte orientiert sich an der Fibonacci-Folge.
Andere Kartensets weisen die Werte 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 auf.
Vor der ersten Pokerrunde ist empfehlenswert, dass sich das Team auf einen Kartenwert für eine mittlere Komplexität einigt. Für diesen Schritt wählen Sie am Besten ein Arbeitspaket mit bekannten Tätigkeiten aus. In Relation zu diesem Referenz-Paket werden anschließend alle anderen Arbeitspakete eingeordnet.
Der Aufwandspoker zeigt Ihnen das Verhältnis der Arbeitspakete zueinander. Nun müssen Sie diese mit der benötigten Arbeitszeit verknüpfen. Wenn Sie die ermittelte Zeit der Arbeitspakete mit Kosten verbinden, haben Sie die Grundlage der Projektkalkulation ermittelt.
Darüber hinaus müssen noch andere Aspekte berücksichtigt werden. Beachten Sie die möglichen Risiken bei jedem Arbeitspaket (Risikomanagement). Risikomanagement in Projekten ist ein Thema für sich und wird hier nicht behandelt.
Erfolg mit Kennzahlen
Kennzahlen sind Steuerungsinstrumente in Form von Messgrößen und Messzahlen. Wenn Sie für Ihre Arbeit Kennzahlen definieren und erfassen, können Sie diese für die Projektkalkulation nutzen. Wenn Sie z. B. die Kennzahl der Gesamtdauer pro Informationsprodukt erfassen, lässt sich die Projektkalkulation verlässlicher und erfolgreicher gestalten. Diese Kennzahl erfasst die Anzahl der Arbeitstage, die zur Neuerstellung (oder für die Aktualisierung) eines Informationsproduktes benötigt wird. Auch Kennzahlen bilden ein eigenes und spannendes Thema, daher möchte ich dies hier nicht am Rande diskutieren. Wer mehr wissen will, ist herzlich zu dem Seminar der Hamburger Schulungsreihe „Kennzahlen und Management für die Technische Dokumentation“ eingeladen. Ich freue mich auf Sie.
Literatur
- Bechler, Klaus J.; Lange, Dietmar (2005): DIN Normen im Projektmanagement. Bonn: BDU Servicegesellschaft für Unternehmensberater mbH.
- Jakoby, Walter, Projektmanagement für Ingenieure : Ein praxisnahes Lehrbuch für den systematischen Projekterfolg, Wiesbaden : Springer, 2013
- Judith Andresen erklärt in ihrem Blog nicht nur die Aufwandspokerregeln, sie gibt zusätzlich wichtige Tipps und zudem die Möglichkeiten ein Kartenset herunterzuladen. Danke
http://www.judithandresen.com/2013/09/15/aufwandspokerregeln